Время от времени каждый из нас что-нибудь откладывает «на потом», ведь всегда есть что-то более интересное, чем текущие обязательства. Как правило, человек не придает этому большого значения, потому что надеется, что ближе к концу срока выполнения задания появится необходимое вдохновение. Существует даже ряд шуток на эту тему.
Однако такая медлительность является лишь пустой тратой времени. Исследования 2015 г. показали, что человек в среднем тратит 55 дней в год на «откладывание», тратя 218 минут каждый день на малозначительные дела. Мнение о необходимости большой силы воли для продуктивной деятельности ошибочно. У каждого человека есть лимит силы воли. Мозг человека запрограммирован на постоянное удовлетворение потребностей, и небольшие поощрения время от времени более заманчивы для человека.
Разрабатывая планы, человек строит свое будущее, поэтому и все преимущества могут быть доступны только в будущем. Но настоящее может предоставить человеку немедленное удовлетворение текущих желаний, заставляя человека откладывать планы и просто наслаждаться моментом.
Вот почему надеяться на силу воли не стоит. Все, что нужно – понять корень проблемы и понемногу начать вырабатывать в себе привычку продуктивной деятельности. Существует 5 основных причин прокрастинации.
Определив настоящую причину, можно найти способ прекратить откладывать дела в соответствии со следующим разделением:
Тип 1: Перфекционист
Это люди, которые уделяют слишком много внимания незначительным деталям. Перфекционисты боятся браться за задания, т.к. переживают из-за того, что каждая мелочь не будет сделана правильно. Они также могут застрять в процессе, даже если уже начали, только потому, что боятся двигаться дальше.
Совет Перфекционистам
Не нужно позволять одержимости каждой мелочью завладевать временем; необходимо четко поставить перед собой цель и расписать время выполнения каждого задания. Это поможет оставаться собранным и уложиться во временные рамки задания. Например, если нужно написать доклад, то сначала нужно четко обозначить цель доклада.
Если целью является простое изложение изменений за несколько месяцев, то не стоит употреблять много высокопарных слов, лучше сосредоточиться на диаграммах и графиках. Но при этом стоит удостовериться, что цель будет достигнута, и на самом деле нет нужды тратить время на предметы, которые не помогут в достижении цели.
Тип 2: Мечтатель/Фантазер
Это человек, которому больше нравится составлять идеальный план, чем действия по его воплощению. Такие люди очень креативны, но редко заканчивают начатое.
Совет Мечтателям
Нельзя позволять воображению брать верх, нужно «твердо стоять на земле», поставив конкретные (и достижимые) цели на каждый день, основанные на таблице постановки целей и задач: поставить цель, разбить на мелкие задания, которые можно выполнить незамедлительно.
Например, если человек хочет вставать пораньше каждый день, то стоит поставить четкую задачу: «Через 3 недели я буду вставать в 6.30 каждый день».
Далее следует разбить задачу на более мелкие:
- с сегодняшнего дня ложиться спать до 11 вечера;
- ставить будильник-напоминание, что пора спать;
- договориться с друзьями о встречах на более ранее время, чтобы можно было лечь спать пораньше;
- в течение 1-й недели просыпаться в 7.30 даже по нерабочим дням. Идти бегать или плавать утром в выходные;
… и т.д.
При этом стоит подвергать сомнению свой прогресс во время выполнения заданий. Нужно отслеживать ресурсы и трудозатраты по каждому заданию, чтобы понять, какое из них всего лишь трата времени. Этот факт поможет сосредоточиться на делах, которые дают положительный результат и увеличивают продуктивность.
Тип 3: Уклоняющийся
Это беспокойный человек, который боится брать в работу задания из-за страха провала. Такие люди лучше откажутся от работы, чем будут осуждены другими за свои возможные ошибки.
Совет для Уклоняющихся
Хотя проверка электронных сообщений в почте и привлекательна, но не стоит ставить это занятие первым в списке дел за день. Как правило, письма не так важны. Вместо этого, сначала стоит потратить утро на наиболее сложные задания. Это подарит удовлетворение от сделанного и даст импульс на продуктивный день.
Людям этого типа нужно попытаться разбить задание на более мелкие задачи и понять, сколько на самом деле времени и энергии нужно для их выполнения. При этом стоит делать реальные расчеты.
Например, кажется, что доклад из 2000 слов потребует много времени и усилий. Но можно разбить его на более мелкие составляющие, к примеру:
- Введение: приблизительно 100 слов (15 мин.)
- Содержание (15 мин.)
- Отчет о финансовом положении: график и 100 слов сопроводительного текста (20 мин.)
- Анализ показателей: 3 аргумента, основанных на новой бизнес-модели, каждый приблизительно по 400 слов (приблизительно 40 мин. на каждый аргумент)
- Заключение: приблизительно 800 слов (30 мин.)
Тип 4: Создатель кризисных ситуаций
Такие люди намеренно откладывают работу до последней минуты. Для них крайний срок сдачи (критический момент) – что-то захватывающее. Они верят, что работают лучше в ограниченных временных рамках.
Совет для Создателей кризисных ситуаций
Ограничение временных ресурсов и работа на износ – всего лишь иллюзия, т.к. не дает возможности пересмотреть выполненную работу и улучшить ее при необходимости.
Чтобы избежать таких ситуаций, стоит попробовать воспользоваться методом «помидора», разработанным итальянским предпринимателем Франческо Чирилло. Метод основан на работе с наибольшей концентрацией в течение небольших периодов времени с короткими перерывами для восстановления между ними.
Например, можно использовать таймер для разделения комплексной работы на небольшие отрезки, между которыми устраивать небольшой отдых. В то время как периодический отдых позволяет восстановить энергию, возможность закончить работу раньше срока предоставит время для ее улучшения. Также обратите внимание на статью 5 простых способов успевать больше.
Тип 5: Суетливый
Это наиболее суетливый тип людей, у которых существует проблема с расстановкой приоритетов по заданиям, т. к. их (заданий) либо слишком много, либо такие люди отказываются работать над наименее значимыми для них заданиями. Они не знают, как выбрать наилучшее задание, и просто откладывают выбор .
Совет для Суетливых
Стоит четко расставить приоритеты: важные задания должны иметь приоритет над всеми остальными. Нужно определиться с целью задания и ожидаемым результатом.
Например, клиент направил электронное сообщение по почте с вопросом о ходе проекта и просит ответить как можно скорее. В это же время приходит другое задание по решению логистической проблемы, которая влияет на все текущие проекты. К чему стоит приступить в первую очередь?
На ответ клиенту будет затрачено около 5 минут, но польза будет только для одного клиента. Решение логистической проблемы, возможно, и займет больше времени, но принесет пользу всей компании.
Подводя итог, можно заметить, что почти все обозначенные типы связаны с типом мышления. Люди продолжают откладывать работу «на потом» из-за определенных страхов. Именно поэтому изменение отношения человека к работе может помочь в решении проблемы прокрастинации и увеличить продуктивность.
Может показаться, что изменение образа мыслей – огромный труд, но выполняя небольшие задачи каждый день, постепенно человек привыкнет справляться с работой: от постановки задач до их разделения и оценки значимости каждого задания.
Рекомендуем посмотреть:
Тим Урбан забавно и очень понятно рассказал о том, что движет людьми, которые постоянно откладывают свои дела на неопределенный срок.
